Учет затрат на оплату служебных поездок на такси по месту пребывания компании

Налоговые инспекторы часто предъявляют претензии из-за некорректного учета расходов на оплату транспортных услуг. Проще всего доверить бухгалтерский учет опытным специалистам — это исключает штрафные санкции, а даже если их и наложат, ответственность несет обслуживающая компания. Сегодня мы расскажем об основных моментах, которые необходимо знать для грамотного ведения документации.

Списывание средств на оплату такси

В соответствии с письмом № 03-03-06/1/68839, датируемым 20 октября 2017 года, в котором содержатся пояснения Минфина РФ, такси может использоваться в качестве альтернативы служебному транспорту. В таких случаях средства на их оплату учитывают по ст. 264 (п. 1, пп. 11) Налогового Кодекса России, то есть, как на содержание служебного автопарка. При этом обязательно соблюдение условий ст. 252 НК РФ. Для предпринимателей и организаций на УСН предусмотрено списание затрат на проезд сотрудников на такси. Это обусловлено ст.
346.16, п. 1 НК РФ (подпункт 12).

Важно! Всегда необходимо указывать, что расходы идут не на служебный транспорт, а на использование такси. Для этого необходимо издать распорядительный документ, например, приказ. В нем следует указать перечень действий, которые сотрудник обязан выполнить
перед поездкой. Например, согласовать это с должностным лицом, подать заявку, завизировать у бухгалтера или другого ответственного сотрудника.

Альтернативный вариант

Также есть возможность учесть средства как выданные в счет оплаты труда. Это предусмотрено п. 25 255 статьи НК РФ.

Внимание! Согласно 26 пункту 270 статьи НК Российской Федерации расходы на проезд к месту работы и обратно не входят в налоговую базу, но это условие не распространяется на суммы, которые причислены к производственным затратам и на реализацию продукции, а также на сотрудников, у которых в трудовом договоре предусмотрена компенсация транспортных расходов. По поводу учета средств, потраченных на оплату такси, также есть разъяснения от Минфина РФ (письмо № 03-03-06/1/69181 от 27 ноября 2015 года). В нем четко сказано, что компания имеет право учитывать эти расходы при определении налога на прибыль. Для этого необходимо выполнение двух условий:

• Перевозка на такси вызвана производственной необходимостью, если точнее,
  технологическими особенностями или спецификой продукции.
• Компенсация расходов предусмотрена трудовым контрактом.
• Проезд на такси необходим для получения дохода.

По личному опыту можем сказать, что предпочтительнее учитывать затраты на такси как содержание служебного транспорта. Такой вариант вызывает меньше вопросов со стороны налоговых инспекторов.